Home office

Úvod

Home office využívám už více jak 10 let a za tu dobu jsem se setkal s celou řadou překážek, které jsem musel překonat. Současná situace téma home office uvádí do nového světla. Zatímco dříve byla home office vnímána jako něco vyjímečného a určeno jen pro pár jedinců, dnes se z home office stává nový fenomén a to nejen u nás, ale i ve světě.

Mnoho firem, které fungovaly na klasických pilířích (práce = práce v kanceláři) se díky restrikcím začaly potýkat s dosud málo probádanou oblastí a tou je práce na dálku. Některé firmy tuto možnost využívají již delší dobu, ale takový masový nárůst home office, která proběhla v uplynulých měsících je nevídaný.

To s sebou přináší řadu nových výzev, kterým budou muset nejen jednotlivci, ale i firmy čelit, pokud budou chtít zůstat ve hře.

Na home office se dá nahlížet z různých úhlů. Pro někoho je to módní záležitost, nebo nefunkční model (musím své zaměstnance neustále kontrolovat), pro druhé zase směr, který přináší více svobody, spokojenosti a v neposlední řadě i finanční benefity ve formě ušetřených nákladů za kanceláře, dopravu a další provozní náklady. Na téma home office jsem před časem poskytl rozhovor pro StartupJobs, kde jsem mimo jiné zdůrazňoval důležitost komplexního přístupu k home office.

Svět se mění a záleží na nás, jestli tuto skutečnost budeme ignorovat a doufat, že se vše vrátí do původního stavu a nebo se rozhodneme čelit dočasnému nepohodlí, adaptujeme se a využijeme nových příležitostí.

Sám využívám home office již více než 10 let a mohu potvrdit, že přináší mnoho úskalí. Každý řeší nějaké překážky a je jedno, jestli pracujete jako freelancer nebo zaměstnanec korporátu. Jde o to, najít si to své a v této oblasti se zlepšovat.

 

Je tento typ práce pro každého?

Myslím si, že home office může využívat každý. Je jen otázkou, jakým způsobem. Neexistuje jedno správné řešení, které by bylo vhodné úplně pro všechny, a proto je zbytečné hledat nějakou univerzální verzi. Místo toho je vhodnější zaměřit se na specifika, která každá práce má a teprve na nich vystavět správnou verzi home office.

To byl pohled zvenku. A co pohled zevnitř? Je každý člověk schopen pracovat formou home office? I ten, co má problémy s disciplínou, je líný, prokrastinuje, chybí mu motivace, … ?

Jsem přesvědčen, že ano. Opět je důležité individuální nastavení a někdy je potřeba jít více do hloubky, poznat sám sebe a až teprve potom začít řešit technickou stránku věci.

Tento článek má za cíl sdílet zkušenosti nejen moje, ale i lidí, s kterými spolupracuji.

Pokud vás některá témata osloví a pomůžou vám vylepšit vaši současnou situaci, tak bude mise článku splněna 🙂 A nezapomeňte, i malá zlepšení se počítají.

 

Home office a její varianty

Home office může mít mnoho podob a nemusí se nutně jednat jen o práci z domova na plný úvazek. Freelanceři, kterým je tento styl práce velmi blízký jsou v jiné situace než ti, kteří na home office přecházejí z firemního prostředí.

Proto je dobré k home office přistupovat individuálně. Nicméně jsou zde pravidla, která mají univerzální platnost. Technologie, které máme k dispozici nám dovolují pracovat z nejrůznějších míst. Home office už dnes nemusí nutně znamenat jen práci z domova, ale práci téměř odkudkoli.

Než se pustíme dál, pojďme se podívat na varianty home office a jejich specifika.

 

Home office

Jedná se o práci z vašeho domova. Může být malá garsonka, kde máte malý pracovní stůl v minimalistickém pojetí a nebo velký dům, kde máte na práci vyčleněnou samostatnou místnost.

Open Air Office

Do této kategorie spadají ostatní místa pro vzdálenou práci jako jsou: kavárny, knihovny, coworkingy, chaty, parky, cyklo odpočívárny…

 

Walk and Work

Jedná se o specifickou formu “pracovního místa”. Mnoho kolegů, kteří ke své práci využívají především počítač a většinu času prosedí na židli, si časem stěžují na nejrůznější zdravotní problémy, které s sebou sedavé zaměstnání přináší. A nemusí se nutně jednat jen o fyzické, ale i o ty psychické, které pramení z nedostatku pohybu a následné únavy a vyčerpání. To v konečném důsledku může vést až k syndromu vyhoření.

Prevencí může být využití kombinace práce a pohybu. Jedná se o specifickou oblast a proto je potřeba k ní přistupovat odlišně.

Princip je velmi jednoduchý. Vemte si svou práci ven. Jděte na procházku (i několikahodinovou) a během ní pracujte. Už slyším první námitky typu: “Já ke své práci potřebuji notebook a nebudu přece chodit s notebookem přivázaným kolem krku.” Nebo: “Ke své práci potřebuji spoustu materiálů a přece je nebudu tahat ven.” Námitek je jistě mnoho, ale… Pokud vás podobné myšlenky po přečtení předchozích řádků napadly, zkuste následující:

 

Rozdělte si svou práci na dvě části:

První část v sobě obsahuje typ práce ke které potřebujete určitý komfort (počítač, materiály, pohodlnou židli).

A na druhou část, při které nic z toho nepotřebujete a často stačí jen tužka a papír na zapisování nápadů.

 

Co můžete při Walk and Work dělat?

  • Vyřídit telefonické hovory.
  • Věnovat se koncepční činnosti (promýšlení projektů, další nápady, inspirace).
  • Editovat text.
  • Vzdělávat se (poslouchat podcasty, audioknihy).

Kam jít?

  • Parky
  • Pěší zóny
  • Lesy
  • Pláže

A jaké technické vybavení můžete využít?

  • Google dokumenty
  • Cloudové služby
  • Tužka a zápisník

A jaké výhody na vás čekají?

  • Uděláte něco pro své zdraví (i to duševní) a zároveň můžete udělat kus práce v příjemném inspirativním prostředí.
  • Při chůzi se lépe třídí myšlenky a člověku to lépe myslí.
  • Nejste izolováni doma, ale jste ve “společnosti” ostatních (lidí a přírody).
  • Pohybem si doplňujete energii a zvyšujete svou odolnost.

Pokud s tímto stylem práce nemáte zkušenosti, doporučuji:

  • Vyberte si typ práce, kterou tímto způsobem můžete dělat.
  • Naplánujte si do kalendáře, kdy vyrazíte ven. Doporučuji v méně produktivním čase. O tom více v části o biorytmech.
  • Nenechte se odradit počasím. Přizpůsobte se mu.
  • Začněte s menší vzdáleností.

Skvělý článek na toto téma napsal Robert Vlach. Doporučuji přečíst.

Stejný princip využívá i Pavel Ovesný ve svém projektu Lesa pán, kde pomáhá podnikatelům s jejich podnikáním.

Nastínil jsem vám několik variant home office a záleží na vás, jaký mix bude pro vás ten nejlepší. Zkoušejte a poslouchejte se. Vaše zpětná vazba vám napoví, co a v jakých situacích je pro vás to nejlepší.

 

Na závěr této části ještě pár otázek, které by vám měly napovědět, jaký zvolit typ pracovního prostředí:

  • Co budu dnes dělat? Potřebuji spíše klid a soustředění, nebo se mi naopak bude lépe pracovat venku? Budu se věnovat kreativní práci nebo rutinní?
  • Co budu k práci potřebovat? Dobré internetové připojení, materiály po ruce.
  • Kolik času mám k dispozici? Vyplatí se někam přesouvat?
  • Jaké je venku počasí? Můžu kombinovat práci s pohybem.
  • Jakou mám dnes náladu? Co cítím?

 

Výhody a nebezpečí home office

Existuje řada příznivců i odpůrců home office, kteří porovnávají různá pro a proti. Je home office samospasitelná? Určitě ne, stejně tak jako oheň. Může vás zahřát, ale také spálit.

Pojďme se podívat na výhody, ale i nebezpečí home office. Možná bychom mohli využít výhod, které nabízí a také eliminovat nebezpečí, která na nás číhají.

 

Nebezpečí home office

Mezi ty nejčastější patří:

  • Izolace

Může se začít objevovat postupně. Někdy nás může práce tak pohlit, že zapomínáme na okolí. Zvláště nebezpečné je to v případě, kdy nás práce nesmírně baví. Jsme lidské bytosti a potřebujeme udržovat zdravé, mezilidské (offline) vztahy.

  • Ztráta hranic práce / soukromí

Ve stejném prostředí pracujete, ale i relaxujete. Není to dobrá kombinace. Je dobré vytvořit si samostatný prostor pro práci a samostatný pro relax. Kombinovat jak home office tak i ostatní formy (Open Air Office, Walk and Work).

  • Démoni

Dovedou nám život pěkně otrávit. Mezi ty nejčastější patří: Odkládání, Perfekcionismus, Vyrušování, Multitasking, Odpor. O dvou z nich si povíme více později.

 

Výhody home office

Je jich nepočítaně, ale můžeme je rozdělit do dvou kategorií:

  • Volnost časová – čas si můžete organizovat sami.
  • Volnost prostorová – můžete pracovat z nejrůznějších míst.

 

Podmínky pro home office

Předtím, než se pustíme do home office, je vhodné připravit si správné podmínky tak, aby se nám pracovalo co nejlépe. Stejně tak jako před vařením nakoupíte potraviny, připravíte si potřebné náčiní a až teprve potom se pustíte do vaření.

Může se zdát, že je to naprosto samozřejmá věc, ale nemusí tomu tak vždycky být. Setkávám se s tím docela často a to nejvíce u lidí, kteří přechází z firemního (kancelářského) prostředí do toho soukromého (home office). V práci funguje stádovost (všichni pracují), doma tomu tak není.

Člověk, který je zvyklý pracovat ve firemním prostředí do daného prostředí vstoupil. To už bylo nějak nastavené a mělo svá pravidla. U home office si pravidla musíte nastavit sami. A navíc, každé domácí prostředí je jiné. Přináší to obrovskou svobodu, ale na druhou stranu také past, do které můžeme rychle spadnout. Pokud překlopíme postupy z firemního do soukromého prostředí, nemusí to vždy fungovat. Potýkáte se s novými překážkami, které pro vás do té doby nebyly známé.

Proto je dobré začít vnímat domácí prostředí z trochu jiného úhlu a nastavit si prostředí tak, aby se vám v něm dobře pracovalo.

Podmínky pro home office můžeme rozdělit na dvě části:

  • Vnější podmínky

a

  • Vnitřní podmínky

 

Vnější podmínky

Vnějšími podmínkami můžeme rozumět nastavení vašeho okolí. Prostor kolem vás může být přítelem i nepřítelem.

Šlo by něco zlepšit? Zamyslete se nad těmito body: 

  • Místo na práci a na relax

Nepodceňujte rozdělení vašeho domova na pracovní a relaxační část. Nejde jen o praktickou stránku věci, ale také o psychologický efekt. Tento stůl je určen k práci, toto křeslo je určeno k relaxaci, postel je určena ke spánku,….

Je jedno jak velký životní prostor máte. Pokud bydlíte ve velkém domě a můžete si dovolit samostatnou kancelář, pak je vše v pořádku. Pokud bydlíte v malém bytě, můžete si vytvořit pracovní koutek. Pointou je, rozdělit si pracovní a soukromou část podobně jako je to ve firmách (doma – soukromí, kancelář ve firmě – práce).

  • Eliminujte vnější vyrušení

Vyrušování patří mezi nejčastější překážky, se kterými se setkáváme téměř na každém kroku. Neustále jsme bombardování miliony informací. Působí na nás okolí, notifikace, reklamy, sociální sítě. Vyrušování musíme umět vědomě ovládat, jinak ovládne ono nás.

Vyrušování je tak zásadní, že mu v tomto článku věnuji samostatnou kapitolu.

  • Informujte okolí

Předpokládám, že nežijete ve vakuu. Možná bydlíte s partnerem / partnerkou a ti nemusí přesně rozumět tomu, co práce z domova obnáší.

V “normálním” životě je to tak, že když ráno zavřete dveře svého bytu, vaše polovička automaticky chápe, že odcházíte do práce. Po návratu z práce váš partner zase ví, že jste doma. Ne vždy to tak samozřejmě funguje, ale berte to prosím jako ukázku rozdílu mezi home office a firemní kanceláři.

Vašemu partnerovi nemusí připadat jasné, že se po společné snídani odeberete ke stolu (který může být vzdálen jen dva metry), zapnete si počítač a začínáte pracovat. Jste přece doma, nebo ne? Proto mohou členové rodiny nabýt dojmu, že jste doma a tím pádem jste neustále k dispozici a můžete být vyrušování kdykoliv (většinou maličkostmi, které lze vyřešit později).

Proto je dobré vysvětlit partnerovi, že i když sedíte o pár metrů dál, pracujete. A k tomu, abyste s partnerem mohli kvalitně trávit volný čas potřebujete udělat potřebnou práci.

Můžete si vytvořit nejrůznější pravidla. Například Pavel Minář využívá cedulku Pracuji x Nepracuji. Červená = soustředění, nevyrušovat. Zelená = pracuji, ale mohu být vyrušen a podle toho má rodina naprosto jasno v tom, kdy je a kdy není k dispozici.

Soustředěná práce přináší mnoho benefitů. Pokud jste soustředěni, stihnete to nejdůležitější za kratší čas. Na toto téma (pokud neznáte) vyšla kniha Hluboká práce. Pokud vás toto téma zajímá, určitě doporučuji přečíst.

 

Vnitřní podmínky

Začal jsem s nastavováním vnějších podmínek a teď se podíváme na ty vnitřní. Teď když máme uklizeno kolem sebe, je dobré uklidit si také ve své hlavě.

Hlavní myšlenkou je, abyste se při práci cítili komfortně. Co to znamená? Být schopen využívat vaše silné stránky, pracovat na něčem, v čem spatřujete smysl a zároveň mít dobrý pocit.

Nehovoříme zde o nějakém ideálu. Vždycky budou existovat překážky, jako je lenost, odpor. Ty se při správném přístupu dají překonat nebo alespoň eliminovat. Jde o to, nastavit si co možná nejlepší podmínky v aktuální situaci.

Mezi vnitřní podmínky patří:

  • Proč? 

Vím, proč danou práci dělám. Jaký má smysl a jaký z ní má vzejít výstup. Bez určení směru nevíme kam směřujeme a není divu, že nám časem dojde palivo.

  • Priority

Vím, na čem mám dnes pracovat. Co je potřeba udělat jako první? Co je nejdůležitější a kolik času mi to zabere?

  • Čas na práci i odpočinek

Vím, kolik času mám vyčleněno na práci a také vím, kdy a jakým způsobem budu trávit svůj volný čas. Mnoho z nás je zvyklých plánovat si pracovní čas, ale na ten volný už tolik nemyslí. Může se tak stát, že pracovní povinnosti mohou prosáknout i do soukromého života.

Přesně definovaný pracovní čas vám dává svobodu. Víte, že teď je čas na práci a po jejím zvládnutí si zasloužíte čas na odpočinek. Nemusíte chodit do zbytečných detailů, stačí, když si den rozdělíte na bloky.

  • Nalazení

Skáčete rádi rovnýma nohama do studené vody? Otužování je skvělá věc (sám praktikuji již několik let), ale já zde mluvím o něčem jiném.

Náš mozek potřebuje chvilku času, aby přešel ze soukromého do pracovního režimu. Dopřejme mu tedy čas. Nebojte, ty tři minuty času se vám bohatě vrátí.

O tomto tématu budu více hovořit v části Pre-Práce.

 

Organizace home office

Ještě předtím, než se pustíme do plánování, je dobré poznat toho, s kým budete pracovat. A to jste vy sami.

Prvním krokem by mělo být poznání sebe sama. Je to proces, který probíhá kontinuálně a může trvat celý život. Pro naše potřeby bude zatím stačit, když zjistíme, kdy jsme nejvýkonnější a kdy naopak postrádáme energii. Podle toho pak zařadíme konkrétní činnosti do konkrétního časového rámce, abychom maximálně využili svůj potenciál.

Je neefektivní dělat práci, na kterou se potřebujete plně soustředit v čase, kdy máte útlum a zase naopak je škoda, když svůj nejefektivnější čas promrháte vyřizováním nedůležitých úkolů.

Začněme makro pohledem (Typologie Skřivani, Sovy) a pak se dostaneme k mikro pohledu (Biorytmy).

 

Skřivani, sovy a ti třetí

Určitě jste již slyšeli o rozdělení typů lidí na skřivany a sovy. Poznání sebe sama v této oblasti má na produktivitu velký vliv. Když pak to, jaký jste typ skloubíte s biorytmy (těm se budeme věnovat za chvíli), můžete vaši efektivitou výrazně zlepšit.

Nejprve trochu terminologie:

  • Skřivani

Lidé, kteří vstávají brzo a chodí dříve spát. V dopoledních hodinách mají nejvíce energie a naopak večer dochází k útlumu.

  • Sovy

Lidé, kteří na rozdíl od sov vstávají později a odpoledne nebo večer mají nejvíce energie. Ranní vstávání je pro ně utrpením.

Máte pocit, že nepatříte ani do jedné z těchto skupin? Nebo že někdy to máte tak a jindy zase jinak? Pokud ano, tak je možné, že spadáte do třetího typu:

  • Ti třetí

To jestli patříte do této skupiny zjistíte jednoduše. Položte si následující otázky, jak to máte ve volných dnech, kdy nemusíte pracovat:

Kdy chodíte obvykle spát?

Kdy se obvykle probouzíte?

Kde leží střed mezi těmito časovými údaji?

 

Pokud například chodíte v sobotu spát ve 22:00 a vstáváte v 6:00, tak spíte 8 hodin.     8/2=4. tj. 22+4=2 hodiny ráno (tady je váš střed).

Pokud například chodíte v sobotu spát o půlnoci a vstátáve v 8:00, tak spíte 8 hodin.

8/2=4. tj. 00:00+4=4 hodiny ráno (tady je váš střed).

 

Podíváte-li se na tento graf, hned zjistíte do jaké skupiny patříte.

    Obr z knihy: Daniel Pink – Kdy

https://www.melvil.cz/kniha-kdy/

Jistě jste si všimli, že v populaci jednoznačně převažuje třetí typ. Pojďme se teď podívat na bližší určení našeho typu a jak toho využít v praxi.

 

Biorytmy

Biorytmy jdou více do hloubky než základní typologie Skřivani/Sovy. Biorytmy si můžeme představit jako vlny, které během dne (týdne, měsíce, roku) ukazují, jak na tom jsme s energií. Každý z nás asi víme, kdy se cítíme svěží, máme energii a kdy naopak energii postrádáme a jsme unavení. Tyto fáze se během dne střídají a každý z nás to má trochu jinak.

Poznání svých biorytmů vám přinese mnoho benefitů a je naprosto zásadní pro produktivitu práce.

Pro představu vám ukážu můj denní biorytmus:

Můj denní graf ukazuje, že nejproduktivnější část dne je dopoledne v rozmezí 8:00-11:00. Naopak útlumový čas je mezi 15:00-18:00.

Podobným způsobem si můžete vytvořit své vlastní biorytmy:

  • Denní

Ukáže vám, kdy máte nejvíce energie, a kdy naopak přichází útlum. Podle toho si pak můžete rozdělit denní aktivity. O tom více později.

  • Týdenní

Ukáže vám, které dny se vám nejlépe pracuje, a kdy naopak schází energie. Nejvíce produktivní dny bývají úterý-středa. Ve čtvrtek-pátek přichází útlum. Každý z nás to ale může mít jinak.

  • Měsíční

Mají souvislost spíše se ženami (menstruační cyklus).

  • Roční

Zjistíte v kterých obdobích se vám pracuje nejlépe. U mne je nejproduktivnější období září-listopad a pak duben-červen. Naopak “nejlínější” jsou letní měsíce, kdy se snažím využívat krásné počasí a být co nejvíce venku.

Možná vás napadne, jakým způsobem se dají biorytmy zjistit. Není to nic složitého. Stačí, když je budete týden sledovat. Skvělou tabulku na tento záznam vytvořil Daniel Gamrot.

Do tabulky si každou hodinu budete zapisovat jak se cítíte po stránce fyzické a psychické (bodová škála 1-10). Po týdnu výsledky vyhodnotíte a budete mít jasnější představu o tom, jak na tom jste.

 

Jak biorytmy využít?

 

Pokud budete mít jasno v tom, kdy máte produktivní a kdy útlumovou fázi, můžete začít plánovat.

 

Oblasti označené 1 – Produktivní čas.

Oblast označená 2 – Útlumový čas.

  • Produktivní čas

V produktivním čase pracujete až 3x rychleji než v útlumu. Využijte tento čas na to nejdůležitější. Na to, na co potřebujete svůj maximální potenciál. Zároveň si tento čas přísně chraňte! Nedovolte, abyste ho promrhali administrativou a nedůležitými úkoly, které můžete vyřídit později.

  • Útlumový čas

Může se zdát, že útlum je k ničemu. Že je zbytečné se do čehokoliv pouštět. Nemusí to tak být. V této části dne se nemusíte cítit svěží, ale to neznamená, že byste tento čas nemohli efektivně využít.

V tomto čase se můžete věnovat operativě, jako je vyřizování emailů, zpráv, telefonování. Tuto část dne můžete také využít pro kreativní práci. Mozek je v útlumu, ale neznamená to, že by spal. Můžete si v klidu sednout s tužkou a papírem a promyslet si další postupy, nápady, inspirace.

Každá práce má svá specifika a i když teď víme, kdy máme nejvíce a kdy nejméně energie, přesto bychom občas potřebovali produktivní část prodloužit. Například v případě, kdy je termín odevzdání projektu za dveřmi a my potřebujeme každou minutu na jeho dokončení.

 

Biorytmy můžeme ovlivnit: 

  • Jídlo

Pokud chci zůstat čilejší i po nástupu útlumové fáze (u mne od 12 hodiny), můžu svůj jídelníček upravit tak, aby mě oběd neochromil na několik hodin. Na oběd si dám něco lehčího a hlavní jídlo si dám až kolem 17 hodiny (v útlumové fázi).

  • Spánek

O významu spánku asi není potřeba hovořit. Je naprosto zásadní nejenom pro naší produktivitu, ale i pro naše zdraví. Pokud vás toto téma zajímá, doporučuji knihu Proč spíme.

  • Sport

A to hlavně z dlouhodobého hlediska. Získáte tak větší odolnost a výdrž. Pokud nejste sportovní typ, můžete začít s procházkami a spojit je i s prací (Walk and Work).

 

Pre-Práce

Pokud již máme připravené vnější i vnitřní podmínky, víme v jakých částech dne se věnovat tomu nejdůležitějšímu a naopak, kdy řešit operativu, je na čase pustit se do práce.

Ještě předtím než skočíte do pracovního procesu doporučuji malé zastavení.

Stejně tak jako se před výkonem sportovec rozcvičí, je dobré, abychom se rozcvičili i my. Nemusí to být nic složitého ani časově náročného. Cílem je správné naladění na práci.

 

Takové rozcvičení může například obsahovat:

  • Ujistíme se, že máme veškeré potřebné materiály po ruce

Je to prevence proti možnému vyrušení, abychom během práce nemuseli odskakovat. Znovu se ujistím, že nebudu vyrušován (mám vypnuté notifikace, informoval jsem okolí).

  • Priority

Znovu si projdu seznam činností na vyčleněný časový blok. Vím co budu dělat jako první, kolik času tomu budu věnovat a také vím, proč daný úkol chci udělat. Vím kdy budu mít pauzy (Pomodoro), vím kdy práce skončí a kdy budu mít volno.

 

Jak plánovat

Někdo plánování miluje a někdo ho nesnáší. A možná jste někde mezi těmito extrémy.

Přehledné a jednoduché plánování vám pomůže stíhat důležité pracovní záležitosti, ale také vám zajistí dostatek času na zábavu.

 

Existuje hodně systémů. Mezi ty nejznámější patří:

  • Steven Covey (obecné principy a návyky)
  • Leo Babauta (minimalismus)
  • David Allen (GTD)
  • Cal Newport (Hluboká práce).

….a mohl bych jmenovat dál a dál.

Vyzkoušel jsem řadu systémů, až jsem si nakonec vytvořil svůj vlastní, který mi vyhovuje. Nejde o to, abyste objevili jediný systém a ten používali až na věky. Vaše práce se mění, vaše požadavky se mění a měníte se i vy. Proto je logické, že spolu s vašimi potřebami se bude vyvíjet a upgradovat i váš plánovací systém.

Pokud již nějaký systém používáte, zkuste se sami sebe zeptat, jestli vám vyhovuje. Není dnes už příliš těžkopádný a nepřehledný? Nešly by některé věci dělat jednodušeji, přehledněji a rychleji?

Na základě odpovědí na tyto otázky můžete začít přemýšlet o změně. Není potřeba abyste překopali vše od základů. Někdy stačí jen malá změna, která přinese velké výsledky.

Důležité je s něčím začít a postupně modifikovat, vylepšovat a inspirovat se od ostatních.

Plánování může probíhat jak v konkrétních časových rámcích (přesně vyčleněný čas na konkrétní činnost), tak v obrysech, kdy si srovnáváte myšlenky a promýšlíte potřebné kroky k realizaci projektu.

 

Plánování tak můžeme rozdělit na:

  • Časové

Jsou zde úkoly, které je potřeba vykonat v určený čas. Spadají sem i projekty na kterých se pracuje dlouhodobě.

  • Grafické

Slouží k přehlednému zobrazení myšlenek, nápadů, problémů k řešení. Můžete využít myšlenkové mapy (viz níže).

Pojďme se teď blíže podívat na jednotlivé části.

 

Časové plánování

Plánovat můžete v různých časových horizontech:

  • Roční – vize

Poskytuje určitou představu kam směřuji, která vychází z mé vize.

Pro tento účel používám Year Compass. Pokud neznáte, tady je malé představení. Jedná o PDF soubor, který si můžete zdarma stáhnout. Soubor má asi 20 stran. Odpovídáte na otázky, které vás pomohou nasměrovat nejen k uvědomění si toho, co jste tento rok zvládli, ale také k nasměrování do roku dalšího.

  • Týdenní

Objem práce, kterou chci v týdnu stihnout.

  • Denní

Konkrétní úkoly. Vychází z aktuální situace dne. Mám vyčleněné bloky na nejdůležitější práci, operativu a administrativu, ale také na volný čas a odpočinek.

Vím kde a kdy budu pracovat (home office, OAO, Walk and Work).

 

Grafické plánování

Pro grafické plánování jsem doporučoval myšlenkové mapy. Předpokládám, že jste o nich už slyšeli, ale kdyby náhodou ne, tady je malé vysvětlení.

S vynálezem myšlenkových map přišel v 60. letech 20. století Tony Buzan. Myšlenková mapa je grafické uspořádání klíčových slov, doplněná obrázky vyznačující vzájemné vztahy a souvislosti. Může být využívána například k učení, plánování nebo řešení problémů.

Myšlenkovým mapám se dlouhodobě věnuje Daniel Gamrot a jeho přehledně napsaný návod 10 tipů na myšlenkové mapy se vám bude hodit k vytvoření vaší myšlenkové mapy.

 

Tady je ukázka myšlenkové mapy, kterou jsem vytvořil k sepsání tohoto článku:

Zobrazuje hlavní osnovu i související části. Vše je přehledné a jednoduché.

Myšlenkovou mapu můžete nakreslit ručně, nebo pomocí programu. Já osobně používám FreeMind.

Takovou mapu můžete průběžně:

  • Aktualizovat
  • Uzavřít uzly – větší přehlednost
  • Export do textu – Checklist
  • Mapu vyexportovat do png, jpg…

Myšlenkovou mapu si můžete vyexportovat do checklistu:

 

Výhody myšlenkových map:

  • Jasně zachycují podrobnosti jako celek.
  • Vidíme souvislosti, které můžeme vzájemně propojovat.

 

 

Dvě největší nástrahy home office

Nástrah, která na nás číhají při home office je celá řada. Na školeních, která pořádám se jim věnuji více do hloubky a s klienty hledáme konkrétní postupy, jak tyto nástrahy úspěšně zdolat.

Dnes se podíváme na dvě nejčastější nástrahy. Prvním z nich je odkládání.

 

Odkládání

Odkládání je formou resistance. Pokud nevíte co resistance (odpor) je, doporučuji skvělou knihu Válka umění. U odkládání dochází k rozporu mezi tím, co bychom měli dělat a tím, co skutečně děláme.

To že něco odložíme a místo toho se budeme válet neznamená, že odpočíváme. Nezaměňujme si odpočinek s odkládáním! Zatímco odpočinek energii doplňuje, odkládání energii vyčerpává mimo jiné ve formě výčitek.

Jaké mohou být důvody odkládání? Mezi ty nejčastější patří:

  • Obrovské množství práce a konec v nedohlednu.
  • Nejistota, výmluvy – mám na to?
  • Vnitřní konflikt – rozpor s vizí.

….a jistě vás napadne mnoho dalších důvodů.

Jakým způsobem se s odkládáním vypořádat?

Nejprve je dobré zjistit, proč daný úkol odkládáme a poté zvolit správnou strategii. Důvody odkládání mohou být pokaždé jiné a mnohdy souvisí s charakterem člověka. Pro inspiraci přikládám několik možností, jak se s odkládáním vypořádat.

 

Důvod odkládání

Obrovské množství práce a konec v nedohlednu.

Možné řešení

Sepište si seznam činností, které je potřeba vykonat. Poté si stanovte priority. Co je z těchto činností nejdůležitější? Na tuto činnost si vyčleňte vymezený čas. Pozor. Nesnažte se udělat vše od začátku do konce. Některé činnosti mohou přesahovat rámec jednoho dne. Někdy potřebujete počkat na další materiály (závislost na spolupracovnících), nebo je daná činnost tak náročná, že ji nelze dělat v kuse celý den. Nebo potřebujete čas na to, aby některé části úkolu uzrály. Hlavní je s něčím začít. A začněte po kouskách.

Určitě jste již slyšeli o technice Pomodoro. V rámci jednoho Pomodora je standardní časový úsek pro práci 25min. Někdy je ale i těch 25 min práce na jednom úkolu odpuzující. Proto jeden úkol rozsekejte na menší části a začněte třeba s 5 nebo 10 min. Možná se teď ptáte, jestli má vůbec smysl se do něčeho pustit, vždyť za tak krátkou dobu se nedá nic stihnout.

 

Ano, je to krátký časový úsek, ale může vám přinést tyto benefity:

  • Zjistíte, že 10 min práce je pořád více (něco), než nekonečné odkládání (nic).
  • Když poskládáte tyto desetiminutovky za sebou, zjistíte že je to z pohledu týdne, měsíce už pořádný kus práce.
  • Třeba přesvědčíte sami sebe (a hlavně toho vnitřního odkladače), že práce nakonec není tak hrozná, jak se ze začátku zdálo. Jakmile uvidíte, že se vám daří, nakopne vás to dál a třeba časem protáhnete jednu desetiminutovku na jedno Pomodoro a pak na další a další…

Důvod odkládání

Nejistota, výmluvy, vnitřní konflikt, lenost

Možné řešení

Možná to znáte. Rádi byste se do něčeho pustili, ale stále váháte. Přemýšlíte, co by bylo nejlepší, jak začít, co na to budou říkat ostatní, mám na to vůbec,….

Plánování a promýšlení je dobrá věc, ovšem jen do určité míry. Je třeba si uvědomit, že i když je myšlenka sebelepší, bez realizací zůstává pouze myšlenkou. Proto je potřeba udělat i ten druhý krok a tím je pustit se do realizace.

Běžným, zažitým způsobem je tento postup:

Nápad, myšlenka, inspirace → motivace → realizace, uskutečnění

Tento model nemusí být špatný, pokud postupujeme uvedeným způsobem. Problém nastává ve chvíli, kdy se zasekneme na prvním nebo druhém kroku. Čekáme na lepší nápad, myšlenku, čekáme na lepší konstelaci hvězd, na lepší podmínky, na více peněz, na….

Nástraha je v tom, že nás stále mohou napadat lepší nápady a stále mohou být lepší podmínky než ty, které teď máme. Když k tomu ještě připočteme to, že jsme tak trochu perfekcionisté, může se z těchto “obav” stát nepřekonatelná zeď, která nám nedovolí zrealizovat třeba i tu nejgeniálnější myšlenku. Možná, že argumentujete tím, že bez správné myšlenky, která by generovala motivaci nemá vůbec smysl se do něčeho pustit.

Zkuste se na celý postup podívat jako na smyčku:

Myšlenka → Motivace → Realizace → Myšlenka → Motivace → Realizace → ….

Jistě jste to mnohokrát poznali sami. Během realizace vás napadlo spoustu dalších nápadů, vylepšení, která vás pak motivovala k další realizaci (splnění dílčích úkolů).

Pokud nad tímto postupem začnete uvažovat jako nad smyčkou, tak začne být jedno, kdy na kolotoč naskočíte.

Takže, pokud vás trápí nedostatek důvěry, tak prostě s něčím začněte i když vaše prvotní myšlenka nebude dokonalá. Začněte i když nebudete dostatečně motivováni. Vše se doladí po cestě. Hlavní je na cestu vyrazit. Znáte směr? Dobře, jděte do toho. Jestli pojedete vlakem nebo stopem je teď vedlejší.

Pokud vás trápí to, že byste něčemu věnovali přespříliš času a k ničemu by to nevedlo, mám pro vás dobrou zprávu. Můžete začít po kouskách. Uvidíte sami, jestli jdete správným směrem nebo ne. Koncept malých sázek krásně vysvětluje Robert Vlach v knize Na volné noze.

 

Vyrušování

O vyrušování jsme hovořili v části “Podmínky pro home office”. Teď půjdeme více do hloubky.

V prvé řadě je dobré si uvědomit, co vyrušování způsobuje:

  • Zpomaluje

Neustálým odbíháním od práce (nejenom tím fyzickým, ale i tím psychickým) se připravujete o potřebnou energii, která je potřeba k dokončení úkolů v předem stanoveném čase.

  • Vyčerpává

Vyrušování přináší roztěkanou mysl a ta vyčerpává. Nejenom při práci samotné, ale také v čase, kdy už byste měli odpočívat. Vzpomínáte si na rozdělení času pro práci a pro relax? Pokud vám tyto dvě nádoby začnou prosakovat, berte to jako varovný signál.

  • Frustruje

Vzpomínáte si na to, když jste jako malé dítě začali stavět hrad z písku a pak přišel ten darebák Pepa a pokaždé vám ho zbořil? Jak jste se cítili, když to udělal po desáté?

Jak se máme cítit, když jsme neustále vyrušování? Práce se protahuje a ve finále máme pocit, že pracujeme neustále a výsledek žádný. A to i v čase volna, kdy bychom se měli věnovat rodině, přátelům a svým koníčkům.

Pojďme si teď pro lepší identifikaci rozdělit vyrušování na dva typy:

  • Vnější vyrušování
  • Vnitřní vyrušování

 

Vnější vyrušování

Do vnějšího vyrušování spadá vše co je kolem nás. Patří sem:

  • Notifikace zpráv, emailů,…
  • Sociální sítě (pokud je k práci nepotřebujeme).
  • Okolní hluk (lednička, klimatizace, tikající hodiny, ruch z ulice,…).
  • Chybějící materiály (neustále si musím pro něco odskakovat).
  • Fyzické nepohodlí (zima, horko, hlad, žízeň).
  • Členové domácností (psi, kočky, partner, děti).

Vyrušení může mít u každého z nás jinou intenzitu. Pro někoho může být tikání hodin uklidňující a pro někoho může být znervózňující. Většinu z výše uvedených druhů vyrušování lze vyřešit poměrně snadno, ale některé jsou komplikovanější.

Tip

Jeden den si zapisujte, co vás konkrétně vyrušuje a pak se na toto vyrušení zaměřte. Jaké kroky můžete udělat k tomu, aby to zítra bylo lepší?

 

Vnitřní vyrušování

U vyrušení vnitřního je to trochu složitější. Ne vždy máme klidné dny a možná zrovna v životě řešíte nějakou nepříjemnou situaci. V takovém případě je dost těžké se soustředit. Doporučil bych, abyste ještě před tím, než se pustíte do soustředěné práce věnovali chvilku sami sobě. Někomu pomáhá meditace, u někoho může fungovat krátké protáhnutí nebo poslech oblíbené písničky. Nezapomeňte na krátkou přípravu před prací (Pre-Práce), o které jsem psal v tomto článku.

Pokud se s vnitřním vyrušováním potýkáte dlouhodobě, může jít o hlubší problém. Nepodceňujte ho. Naše pracovní a soukromé životy se navzájem ovlivňují, a proto je potřeba na této otázce pracovat celostně.

Na toto téma nabízí Internet nespočet informací. Na začátek můžete vyzkoušet techniku Mindfulness (můžeme volně přeložit jako všímavost nebo bdělou pozornost). Jde o stav mysli, kdy si uvědomujeme, co právě v tuto chvíli děláme. Co teď vnímáme a čemu teď věnujeme pozornost. Důležité je nezabíhat do hodnocení toho, co se děje. Stačí, když si dění uvědomujeme.

Můžete vyzkoušet následující cvičení:

Na chvíli se zastavte a v duchu vyjmenujte:

  • 5 věcí, které teď kolem sebe vidíte
  • 4 věci, které cítíte (pocity, tělo)
  • 3 věci, které slyšíte
  • 2 věci, které cítíte (čich)
  • 1 věc, kterou chutnáte

Je vyrušování vždy špatné? Myslím si, že ne a hned vysvětlím proč.

Každou sekundu nám v hlavě proběhne neskutečné množství informací a většina z nich není pro nás v danou chvíli podstatná. Někdy se ale stane, že se objeví myšlenka, která je inspirující a někdy i geniální. Můžeme také přijít na řešení nějakého problému, nad kterým už nějaký čas přemýšlíme. Pointou je, že nikdy nevíme, kdy přijde. Někdy proletí v záplavě dalších nepodstatných informací a někdy se objeví v tu nejnevhodnější dobu (na toaletě, při sprchování, když ležíte pod stromem a nebo také při práci, kterou jste zcela pohlceni).

Proto, až se ponoříte do hluboké práce mějte u sebe poznámkový blok a tužku. V případě, že se objeví myšlenka, nápad nebo si vzpomenete na něco, co jste měli udělat, rychle si ji zapište a pokračujte v práci dál. K sepsaným poznámkám se vrátíte později.

Důležité je:

  • Zapsání poznámky nesmí zabrat více jak pár sekund. Zapisujte stručně a rychle.
  • Nad zapsanou poznámkou dále nepřemýšlejte a pokračujte v práci dál.
  • K poznámkám se vraťte ve vyčleněném čase. V čase, který je určen pro operativu a administrativu.

Co tím získáte?

  • Zamezíte tím “odskakování” od práce a řešení okamžitých úkolů, které vás napadnou. Myšlenka, která nás v daný moment zasáhne má většinou urgentní charakter a pokud toto neovládneme, budeme jednat reaktivně. Objeví se myšlenka – začneme jí okamžitě řešit a necháme se vyrušit.

 

  • Výhodou pozdějšího zpracování (ve vyčleněném čase) je to, že jednak si vy určíte, kdy se danými činostmi budete zabývat (jednáte proaktivně) a nenecháte se rozptylovat. Za druhé získáte určitý odstup. Myšlenky, které vás napadly v daný okamžik byly naléhavé – vyžadovaly okamžité řešení. Když si pak tyto zápisky začnete procházet později, možná zjistíte, že jejich urgentní energie vyprchala a dají se v klidu zpracovat později. A nebo také zjistíte, že některé nápady, poznámky, byly jen plevelem a nemá smysl se jimi dále zabývat.

Jste-li zabráni do práce a myšlenka nebo nápad vás vyruší, je těžké hned rozhodnout jakou důležitost má. Časový odstup pomůže a vy se stáváte pánem situace. Nedovolte, aby cokoliv narušilo váš flow stav.

 

Energie

K tomu, abychom mohli dlouhodobě, efektivně fungovat potřebujeme dvě věci:

  1. Aktivitu

Máme jasnou představu co a jakým způsobem budeme dělat. Patří sem plánování a vše co souvisí s organizací. Spadá sem jak pracovní, tak soukromý život.

  1. Energii

Tu potřebujeme k tomu, abychom mohli dané aktivity vykonávat.

Zdá se to jako samozřejmost, ale možná byste byli překvapeni, jak často je druhá část zanedbávána. Přirovnal bych to k automobilu. Samotný automobil si představme jako – Aktivitu. Zatímco – Energii – jako palivo. Jedno bez druhého nemůže fungovat. Ať už máte jakékoliv dobré auto (práci), bez paliva (energie) se nepohnete. Ano, můžete auto chvíli tlačit (k tomu také potřebujete energii), ale dlouhodobě to tímto způsobem nepůjde.

Proto je dobré věnovat se oběma částem a nezanedbávat je. Časové plánování samo o sobě nestačí. I když čas máme, přesto se do pro nás důležitých činností nemusíme pustit. Důvodem může být nedostatek energie.

Tento koncept nazývám 2D model a pokud je pro vás toto téma aktuální, můžete si o tom přečíst v článku “Časové plánování nestačí-2D model”.

  • Time management se zaměřuje především na rozdělení času vložením aktivit do časového rámce.
  • Zatímco druhá část modelu se zaměřuje na energii potřebnou k tomu, abychom danou činnost byli vůbec schopni vykonávat, i když na ni máme čas.

Pojďme se podívat na to, jakým způsobem si můžeme energii chránit a také doplňovat.

 

Pomodoro

Techniku Pomodoro využívám při své práci již řadu let a mohu říci, že je to jedna z nejužitečnějších technik osobní produktivity se kterou jsem se setkal.

O co vlastně jde?

Tuto metodu vyvinul Francesco Cirillo ke konci osmdesátých let 20 století. Jde o to, abyste si čas rozdělili na menší části (Pomodora) a během těchto krátkých úseků byli plně soustředěni na danou činnost. Název Pomodoro vznikl ze slova rajče (kvůli kuchyňskému časovači, který mívá tvar rajčete). Po uplynutí vámi nastavené doby máte pár minut na zrelaxování a odpočinek. Právě tyto krátké pauzy vám pomohou doplnit energii, kterou při soustavné práci postupně ztrácíte.

Byly časy, kdy jsem Pomodoro techniku neznal. Zakousl jsem se do práce a naprosto ztratil pojem o čase. Po pár hodinách intenzivní práce jsem si uvědomil, že jsem docela vyčerpaný. Udělal jsem si proto přestávku, ale i když byla přestávka delší, přesto jsem už neměl tolik elánu do další práce. Energie se už tolik neobnovila.

Právě tomuto hlubokému poklesu energie má technika Pomodoro zabránit.

Klasickým patternem Pomodoro techniky je 25 min soustředěné práce, následované 5 min pauzou. To celé se opakuje 4x a na konci čtvrté série máte delší 30 min pauzu.

 

Pomodoro pattern

Při práci vaše energie postupně klesá a díky technice Pomodoro se energie postupně doplňuje. Tak jak to vidíte na obrázku níže.

Přínosy Pomodoro techniky:

  • Udržuje dlouhodobě energii.
  • Eliminuje přetažení.
  • Jasně stanovené časové úseky pro práci i odpočinek.

A co k Pomodoro technice potřebujete? Vlastně nic speciálního. Stačí, pokud máte doma kuchyňskou minutku a můžete začít. Já osobně však dávám přednost aplikaci, která mi hlídá jak čas na práci, tak na pauzu a po 4 blocích mi sama zapne delší (30 min) blok na delší odpočinek.

Je tato technika samospásná?

Určitě není a má i své odpůrce. Hlavním argumentem je to, že pokud se dostanete do stavu flow nechcete tento proud přerušit, protože vám zrovna vypršel pracovní čas a máte si dát pauzu.

Tak, jak to s velkou většinou nástrojů bývá, můžete využít sílu daného postupu a také utlumit nedostatky.

 

Tipy:

  • Pomodoro technika se nehodí pro všechny typy práce. V některých případech (například u kreativní činnosti) nechcete vymezený čas rozkouskovat. Chcete využít stavu flow.
  • Vyzkoušejte Pomodoro na operativu a administrativu, na práci, která je rutinní.
  • Pokud pracujete, jste do práce zabrání a zazvoní vám minutka s tím, že si máte dát 5 min přestávku, klidně přestávku přeskočte a pokračujte v dalším Pomodoru. Prodloužíte si tak jeden časový úsek z 25 na 50 min a až poté si můžete dopřát 5 min pauzu.
  • Během 25 min bloku na práci se soustřeďte na činnost, ne na výsledek.
  • 5 min pauzu využijte na protažení, dívání se z okna ven, doplnění tekutin, občerstvení. Není vhodné koukat do dalšího displeje a vyřizovat zprávy na mobilu, nebo zůstat sedět u PC.

 

Pokud vás toto téma zajímá, můžete si přečíst zkušenosti s touto technikou.

Na toto téma vyšla kniha Technika Pomodoro.

Zkušenosti můžete také sdílet ve FB skupině.

 

Polohy při práci

Sedavá práce s sebou přináší řadu nevýhod. I když trávíte většinu času u počítače nebo na židli, není nutné setrvávat v jedné pracovní poloze celý den. Nemusíte vymýšlet nic komplikovaného. Někdy se stačí podívat kolem sebe a inspirace se objeví.

Mohou říci, že nevyužívám žádné sofistikované pomůcky. Nevlastním ani žádnou speciální židli. Přestože pracuji v sedě poměrně hodně, nepociťuji žádné zdravotní problémy, se kterými se řada freelancerů setkává. Napsal jsem, že pracuji poměrně hodně v sedě, ale to není tak úplně přesné. Snažím se využívat věci, které jsou kolem mne a které máte ve svém okolí i vy.

Místa, která můžete využít pro práci:

  • Parapet, lednička

Stačí, pokud máte dostatečně široký parapet jako já. Pokud nemáte, šikovný stolař vám jistě pomůže. Práce u parapetu vám umožní dočasnou práci ve stoje, která zapojuje jiné svaly než při práci na židli. V kanceláři mám ledničku, kterou jsem si kupoval s cílem využít ji jako pracovní stůl. Výška lednice byla prioritní 🙂

  • Notebook na klíně

Znáte ty úžasné fotky propagující práci z pláže? Člověk leží v houpací síti, nebo sedí s notebookem na pláži, zatímco vykonává práci snů? Tak o tom to opravdu není a pochopí to jistě každý, kdo to alespoň jedenkrát vyzkoušel.

Tento způsob práce můžete vyzkoušet v trochu jiné modifikaci. Pokud máte svůj notebook většinu svého pracovního času na stole, můžete vyzkoušet pracovat na chvíli s notebookem na klíně. Hodí se to na krátkou dobu, kdy například vyřizujete emaily nebo si pročítáte články. Přesedněte z pracovní židličky do křesla nebo sedačky.

  • Polohovací stoly

Ty slouží především k tomu, abyste mohli výši pracovní desky přizpůsobovat postoji při vaší práci (v sedě, ve stoje, v kleče). Tyto stoly využívají i návštěvníci Retreatu, který provozuje Robert Vlach a je určen pro kreativce, kteří chtějí ke své práci využít výhod krásného prostředí. Pokud vás polohovací stoly zajímají, můžete se podívat na tento článek ve kterém Robert Vlach shrnuje své zkušenosti. Nebo se můžete podívat na video: na co myslet, když vybíráte polohovatelný stůl.

  • Měňte pracovní náčiní 

Váš notebook na stole nemusí být jediným pracovním nástrojem. Ke své práci můžete využít svůj mobil nebo tablet. Díky cloudovým službám je to jednoduché a elegantní řešení.

Doporučuji vám, abyste svůj čas plánovali nejen po stránce časové, ale také po stránce technické.

Položte si následující otázky: Potřebuji k této práci nutně notebook, stůl a židli? Nemohl bych tuto část práce vykonat jiným způsobem (na tabletu, mobilu) a v jiném příjemném prostředí (parky, kavárny)?

Pokud sedíte v parku na lavičce, je tablet nebo mobil daleko vhodnější než notebook.

Experimentujte a zkoušejte.

  • V kleče, na zemi, na balkoně,….

Pro svou práci můžete využít podlahu na kterou si můžete položit notebook a pracovat v kleče, nebo si k práci lehnout. Přiznám se, že tento způsob práce mi nevyhovoval, ale vyzkoušejte, třeba objevíte nové světy 🙂

Co je ale velmi zajímavou alternativou je práce na balkoně. S úspěchem ji používá Pavel Minář.

Dozajista jsem nevyčerpal veškeré možnosti a věřím, že máte řadu dalších inspirativních nápadů. Budu rád, když se o ně podělíte v diskusi.

Hlavní myšlenkou je chránit svou energii a průběžně ji doplňovat. A to i během pracovního dne. Ušetřenou energii během pracovního dne pak můžeme lépe využít v čase volna.

 

Ranní rituály

Říká se, že jak si kdo ustele, tak si také lehne. Podobné by to mohlo být s raním probuzením. Hned ráno můžete využít čas na to, abyste se pro nadcházející den správně nastartovali. K tomu slouží ranní rituály.

O co jde?

S ranním rituálem jsem začal před několika lety, kdy se mi začal hromadit seznam knih k přečtení a já “neměl čas” s tím pohnout. Přitom mám knihy rád a vím, jak jsou důležité. Rozhodl jsem se, že si ráno po probuzení vytvořím časový prostor ke čtení. Nejednalo se o žádnou velkou vědu. Každý den ráno jsem si uvařil čaj a četl půl hodiny. Zdá se, že to není moc, ale….

Z každé knihy, kterou si přečtu si dělám zápisky, abych se k nim mohl vracet. Mám tak přehled o přečtených knihách. Rok předtím jsem stačil přečíst jen pár knih. Po zavedení rituálu jsem jich za rok přečetl 30. Vím, že to není žádné úctyhodné číslo, řada z vás přelouskne mnohem větší množství knih, ale pro mne to byl velký rozdíl. Někdy jsem se ke čtení vracel i v průběhu dne, a tak jsem ve skutečnosti čtení věnoval více času. Kdybych však nezačal s ranním 30ti minutovým rituálem, tak by těch 30 knih zůstalo pravděpodobně nepřečteno.

A to je jen jeden příklad. Pokud budete chtít ranní rituály vyzkoušet, vyberte si něco, co je pro vás důležité a co třeba už dlouhou dobu odkládáte. Mělo by to být něco, co vám dodá energii jak fyzickou, tak psychickou.

Pro inspiraci uvádím seznam aktivit, které spadají do ranního rituálu:

  • Koupelna
  • Čaj a čtení
  • Cvičení (10 min)
  • Studená sprcha
  • Snídaně
  • Začínám pracovat

Nebuďte rigidní 

Ranní rituály nejsou žádné dogma. Zkoušejte, měňte, experimentujte a nezapomínejte na to, proč je děláte.

Výše popsaný postup mých rituálů většinou dodržuji během týdne. O víkendu žádné takové rituály nedělám.

Na jednom mém školení přišlo na téma ranních rituálů hned několik podobných dotazů. Zněly nějak takto: Nemám ráno čas na to, abych dělal nějaké ranní rituály. To byl silný argument. Když jsme si pak ale prošli ráno s konkrétním člověkem, zjistili jsme, že vše bylo jen o nevhodně nastavené organizaci.

Čas je veličina s kterou my lidé nepohneme. Ano, můžeme se rozčilovat, že den nemá 30 hodin, ale to je tak asi všechno. Rozumnější je, využít stávajících 24 hodin. Není to o tom stihnout toho více a více (pořád bude něco přibývat), jde o to, určit si priority a selektovat.

Vybrat si to, co je pro nás opravdu důležité – tomu dát zelenou. A naopak identifikovat to, co pro nás tolik důležité není – a tomu dát červenou. Samozřejmě se mohou v průběhu života činnosti v těchto kategoriích měnit.

Proto doporučuji (pokud nemáte na ranní rituály čas):

  • Podívejte se na svůj časový rámec. Nemohli byste chodit spát o půl hodiny dříve abyste mohli o půl hodiny dříve vstát a vytvořit tak prostor pro to důležité?
  • Začínejte s málem. Není potřeba abyste do ranního rituálu začlenili všechny aktivity jako je četba, studium cizích jazyků, cvičení,… Začněte s tím pro vás nejdůležitějším a v krátkých časových jednotkách. Zkuste to a budete překvapeni kolik se toho za týden či měsíc dá stihnout.
  • Další dobrou zprávou je to, že pokud uvidíte a ucítíte benefity, které vám ranní rituál přináší, možná ho budete chtít rozšířit jak do délky, tak co do počtu aktivit.
  • A co když někdy opravdu nebudete stíhat? Nebo si přispíte, protože jste měli včera večírek? Vůbec nic se neděje. Dejte si volno a druhý den pokračujte dál.
  • Hlavní je zkoušet a vyhodnocovat, jestli vám ranní rituál přináší radost. Nebojte se věci měnit až do podoby, s kterou budete spokojeni.
  • A na závěr připomínám, že ranní rituál nemá konkrétní časové rozpětí. Může trvat 10 min ale i 2 hodiny. Přizpůsobte ho vašemu aktuálnímu životnímu rytmu.

 

Fyzické aktivity

O tom, jak je pohyb důležitý asi nemá smysl dlouze hovořit.

Pojďme si připomenout nejčastější benefity:

  • Během sportovní aktivity se vám v těle vytváří endorfin tzv. hormon štěstí, který přináší dobrou náladu.
  • Fyzické aktivity jsou prevencí před únavou.
  • Pravidelné cvičení pomáhá v lepším soustředění.
  • A samozřejmě fyzické aktivity během dne zlepšují kvalitu spánku.

Ačkoli jsem zde neřekl nic nového a všichni jistě víme, jak jsou pro nás fyzické aktivity důležité, dost často na ně zapomínáme a nebo jim nevěnujeme dostatečnou pozornost.

Dost častým argumentem je nedostatek času nebo obyčejná lenost. Proto je potřeba vytvořit si takové podmínky, které budou fyzické aktivity podporovat a ne bojkotovat.

Pokud se budeme do něčeho nutit, máme zaděláno na krátkou životnost a to, nejen v případě fyzických aktivit, není žádoucí.

Je důležité, aby se fyzické aktivity staly součástí vašeho životního stylu. Vycházejte ze svých současných možností a popřemýšlejte, jakým způsobem sportovní aktivity začlenit do vašeho dne hned zítra. Rozšiřovat a zlepšovat můžete postupně.

Možná patříte mezi ty šťastné, kteří berou sportovní aktivity jakou příjemnou součást svého života. V takovém případě nezbývá než gratulovat a popřát i nadále hodně sil.

Těm, kteří s nedostatkem pohybu dlouhodobě bojují mohu doporučit následující mini změny, které mohou vést k těm větším. Ale i kdybyste zůstali u minimálního pohybu, přesto je to více než nic a to se počítá.

 

Můžeme rozlišovat:

  • Malé cvičení můžete začlenit do svého současného pracovního rytmu. Využíjte 5 min pauzu v rámci Pomodora na malé cvičení, které může například obsahovat: 10x dřep, 10x klik, 10x dlaně na zem. Inspirací na tato mini cvičení najdete na Internetu nespočet. Strečink je další způsob jak využít i krátké pauzy.
  • Pokud ještě nemáte, doporučuji koupit hrazdu mezi futra. Je to jednoduchá a praktická pomůcka. A že se nevytáhnete ani jedou? Nevadí. Klidně hrazdu využíjte na protáhnutí. Stačí, když se na hrazdu zavěsíte. Opět v krátkých pauzách mezi prací.
  • Doma používám i jednoruční činky. Existují různé váhy a dá se s nimi procvičovat opravdu hodně. Mám rád jednoduché věci, a tak během Pomodoro pauz procvičuji biceps, triceps a ramena. Počet opakování si můžete přizpůsobit vaši kondici a časem zvyšovat a modifikovat cvičení.
  • Pokud je vaše zaměstnání sedavé, můžete využít i benefity office jogy. Jedná se o jednoduché protahovací cviky, ke kterým nebudete potřebovat nic speciálního a dokonce můžete zůstat sedět i na židli.
  • A určitě nesmím zapomenout na skvělou, lehkou fyzickou aktivitu a tou jsou procházky. Navíc procházku můžete spojit s prací. Více jsem o tom psal na začátku článku v části home office a její varianty.

Vidíte, že není nutné věnovat cvičení přespříliš času. Stačí, když pohyb zařadíte do svého současného, i když možná hektického, života. Neříkám, že je to ideální stav, a že těmito mini cvičeními pokryjete veškerou potřebnou fyzickou aktivitu, kterou naše tělo potřebuje, ale myslím, že to může být dobrý začátek.

Nehledejte ideální sportovní program a nekupujte si cvičební dres a sportovní nářadí. To vše si můžete pořídit časem až uvidíte výsledky. Moc nad tím nepřemýšlejte a začněte….ještě dnes.

 

Psychické aktivity

Nedílnou součástí života je také umění relaxace a odpočinku. Ano, je to umění, protože není vždy jednoduché vypnout a užívat si čas odpočinku naplno. Je to dovednost, kterou je potřeba se naučit a udržovat. Nejsme stroje, a tak je přirozené, že pracovní a soukromé životy se mohou prolínat, zvláště v situaci, kdy řešíme něco složitějšího.

Psychické a fyzické aktivity spolu úzce souvisí. Je výhodné hlídat si obě tyto složky a nezapomínat na ně. Tělo unavené fyzickou aktivitou bude daleko lépe relaxovat psychicky, než tělo, které je zatíženo jednostranně pouze psychickou aktivitou.

Tady je několik tipů, jak si odpočinout i po psychické stránce:

  • Vypadněte ven

Někdy se může dostavit taková únava, že nemáte chuť cokoliv dělat a chcete jen tak koukat do blba, eventuálně se dívat na televizi a sledovat seriály. Tím si ale vaše mysl tolik neodpočine a i když je to ze začátku příjemné, dlouhodobě vás to spíše vyčerpá.

Vím, že je to těžké, ale právě v takových chvílích doporučuji momentální “únavu”  překonat a vypadnout ven. Je jedno kam půjdete, jestli na procházku nebo si zacvičit. Důležité je změnit prostředí, ve kterém jste se většinu dne pohybovali.

  • Překonávejte zónu pohodlí

Začněte s aktivitou, kterou jste dlouhou dobu odkládali. Chtěli jste se pustit do hry na nějaký hudební nástroj? Výborně, pusťte se do toho. Chtěli jste si něco vyrobit? Skvělé, prostě začnete. O důležitosti tvoření, zvláště pro lidi, kteří se většinu svého pracovního času pohybují na počítači pojednává kniha Digitální minimalismus.

  • Vyzkoušejte nějakou formu meditace. 

Na Internetu naleznete mnoho technik. Zkoušejte a vyberte si tu, která bude pro vás ta správná. Vhodným začátkem může být Mindfulness nebo Box breathing.

 

Shrnutí

Pokud jste dočetli až sem, gratuluji! Jestli vás článek inspiroval ke zlepšení vaši současné situace, tak byla mise splněna. Teď je řada na vás. Myšlenka bez realizace zůstává pouze myšlenkou, proto je potřeba udělat druhý krok a tím je realizace.

Na závěr několik tipů:

  • Každá práce má svá specifika a každý z vás je trochu jiný, proto buďte flexibilní.
  • Nemusíte použít vše. Vyberte si jen to, co pro vás bude mít praktický význam.
  • Začněte testovat nápady, které vás zaujaly. Ty co vám budou fungovat rozvíjejte, ty co ne modifikujte nebo vyměňte.
  • Nezapomeňte pracovat na všech složkách (osobní i pracovní), obě se sebou souvisí a vzájemně se ovlivňují.
  • Začněte po kouskách. Někdy nejsou razantní změny potřeba. Zlepšení se může objevit už i po malých úpravách.

 

Pokud se budete chtít podělit o své zkušenosti nebo budete mít další otázky, budu rád, když se mi ozvete.

 

Ať se vám daří!

 

Dan

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *