Jak snadno zaznamenávat informace

Úvod

Dlouhou dobu mi trvalo, než jsem dovedl efektivně zaznamenávat nápady a myšlenky, které ke mně během dne přicházely. Vyzkoušel jsem řadu postupů, které se však časem ukázaly jako ne zcela vhodné. Hlavním problémem bylo to, že jsem:

  • Myšlenky během dne zaznamenával na různá místa (mobil, papírky….)
  • Zápisky se mi nedařilo efektivně třídit a následně přehledně ukládat k pozdějšímu využití
  • Vše bylo časově náročné a ve finále nepřehledné

Myšlenka či nápad, ať už sebelepší, zůstává bez realizace ničím.

Je důležité myšlenky a nápady nejenom zaznamenat, ale následně zpracovat a poté také začít používat. Tento proces by měl být jednoduchý, nezatěžující a přehledný. Dříve se mi stávalo, že některý z těchto článků chyběl, a tak byla efektivita využití myšlenek a nápadů velmi omezená.

Dnes kladu důraz na všechny tři složky systému. Ani teď nemohu říci, že bych se dopracoval k finální verzi. Spíše se neustále učím a přizpůsobuji se novým poznatkům. Jedno se však snažím mít neustále na paměti a to je jednoduchost.

Obr. Systém práce s informací

Zjistil jsem, že ať už používáte jakýkoliv systém, je výhodné udržovat vše jednoduché a přehledné. Jedním z důvodů je, abyste se ke svým poznámkám rádi vraceli, čerpali z nich inspiraci. Snažte se cestičku ke svým informacím udržovat rovnou a jednoduchou. 

Je velmi snadné sklouznout a začít si věci komplikovat. Postupně přicházíte na nové a nové nápady k „vylepšení“. To samo o sobě není špatné, protože některé změny mohou vést k lepšímu. Doporučuji věnovat krátký čas na revizi. Během revize byste se měli ohlédnout a zjistit, jestli se vaše cesta k informacím nezačíná náhodou klikatit. 

Dnešní článek se zaměřuje na první krok, a tím je záznam informací.

Celý systém práce s informacemi lze rozdělit do dvou základních režimů:

  • online režim
  • offline režim

Obr. Práce s informací

Rozděluji sběr informací podle toho, jestli jsem v online nebo offline režimu. O co se přesně jedná? 

Online režim

Za online provoz považuji situaci, kdy mám přístup k mobilnímu telefonu, kam si mohou poznámky zaznamenat. 

Offline režim

Za offline provoz považuji všechny ostatní situace, kdy nemám přístup ani k mobilnímu telefonu ani k jinému způsobu záznamu (tužka, papír). 

Začneme se situací, kdy pracuji v online režimu

Online režim

V online režimu mám přístup k mobilnímu telefonu, notebooku, tužce a papíru. Jsem v tzv. kancelářském módu. Během dne mě napadnou nejrůznější myšlenky, nápady. Co bych měl udělat ať již po pracovní, nebo soukromé stránce? Na co bych se měl podívat? 

Důležitost těchto informací je rozdílná a pokud se nejedná o něco urgentního (zapomněl jsi vypnout vodu a vana přetéká), tak jimi nechci být vyrušován v činnosti, které se zrovna věnuji (Hluboká práce). 

Mohl bych myšlenku nechat plynout a doufat, že si na ní vzpomenu (Co jsem to měl vlastně dělat?) později až na to bude vhodná příležitost. Takhle to ale nefunguje. O tom jsem se přesvědčil již mnohokrát 🙂 Dříve mě záznam těchto informací dost vyrušoval. Zapisoval jsem si myšlenku na kousek papíru, jindy začal hned brouzdat na Internetu a hledat další informace, nebo jsem si poznámku někam zapsal a později už nevěděl kam. 

Dalším problémem byl krok dva. Zpracování informací. Když jsem si na konci dne vyčlenil čas, přepisoval jsem poznámky do určených projektů (pracovní, soukromé, knihy k přečtení, podívat se na tento web, přečíst si tento článek, …..). Toto vše byl dost zdlouhavý proces, který mi vůbec nevyhovoval a šel proti principu jednoduchosti. 

Řešení se objevilo v podobě aplikace Trello. Pokud neznáte, doporučuji přinejmenším vyzkoušet. Nainstalujte si Trello do svého notebooku a poté do svého mobilu. Pod stejným účtem k němu budete mít přístup odkudkoliv. Na Internetu naleznete mnoho informací týkajících se Trella. Já se dnes zaměřím jen na oblast záznamu a třídění informací, které vás během dne napadnou. 

Prvním krokem je nainstalování aplikace do mobilu. Můžete stáhnou zde.

Poté si na ploše mobilu vytvořte Trello widget.

Obr. Widget a aplikace Trello

Po otevření widgetu si nastavte nástěnku, na kterou chcete zaznamenané informace ukládat (já mám Tasks). A poté ještě název sloupce, do kterého záznamy ukládat. Stačí nastavit jen jednou (samozřejmě lze měnit podle toho, jak vám to bude vyhovovat) a každá další poznámka se už bude na předem stanovené místo automaticky ukládat.

Obr. “Tasks” (nástěnka pro ukládání poznámek).  “Ke zpracování” (mnou nastavený sloupec kam ukládat poznámky)

Technicky to zvládne i úplný začátečník. Kdybyste přeci jenom bloudili, ozvěte se mi. Rád vám pomůžu. 

Teď když máme vše správně nastaveno, můžeme se pustit do praktické ukázky. Záznam si můžeme rozdělit do několika kategorií.

1. Záznam textu

Dejme tom, že vás napadne nějaký nový nápad, který byste chtěli zrealizovat. Stačí kliknout na ikonku Trella, objeví se vám kurzor pro záznam. Informaci můžete buď naťukat, nebo nadiktovat (hlas se vám převede do textu). 

Obr. Červeně označený symbol pro záznam hlasu a převod na text

Tuto možnost využívám já. Přijde mi daleko rychlejší a efektivnější, než zápis na klávesnici. Poté, co máte zápis hotový potvrdíte „Vytvořit“ a poznámka se vám automaticky uloží na místo, které jste si definovali (InBox). 

Já si tímto způsobem zapisuji nejrůznější poznámky. Například:

  • Nápady na vylepšení mé práce
  • Připomenutí, že mám něco udělat
  • Zajímavý tip, který se objeví

2. Záznam obrázku

Výhodou Trella je také to, že si můžete zaznamenávat nejenom psané poznámky, ale také pořizovat snímky. Způsob záznamu je naprosto stejný s tím rozdílem, že při záznamu s fotkou kliknu na ikonku fotoaparátu. 

Obr. Záznam foto

Vyfocený obrázek se mi ukládá (stejně tak jako psané poznámky) na předem definované místo (InBox). 

Tento způsob záznamu využívám především v těchto případech:

  • Cestou do města uvidím plakát se zajímavou akcí. Plakát vyfotím a na bližší informace se podívám později. Půjdu, nepůjdu?
  • V knihkupectví narazím na zajímavou knihu a chci si o ní zjistit více před tím, než ji koupím. 

Obr. Záznam fotoaparátem

3. Záznam screenu

Dalším zdrojem užitečných informací jsou videa na YT. Videa, na která se chci podívat, ukládám na YT do složky „Přehrát později“ a podívám se na ně v čase, který si na ně vyčlením. V těchto videích se často objevují zajímavé tipy nebo odkazy na zajímavé weby. Nechci se nechat vyrušovat pozastavováním videa a hledání na Internetu. Takto by se totiž čas strávený sledováním deseti minutového videa mohl protáhnout i několikanásobně. Proto, když se ve videu objeví zajímavý web, pořídím si screen a poté nasdílím do Trella. Screen obrazovky se opět uloží do předem připraveného místa (InBoxu). 

4. Sdílení z ostatních zdrojů

Do InBoxu v Trellu si můžete ukládat i další informace. Například:

  • Webové stránky, na které se chcete podívat později
  • Podcasty, které si chcete poslechnout

Shrnutí výhod

Tento způsob ukládání informací je jednoduchý, rychlý a přehledný. Pokud vás něco zaujalo, vyzkoušejte to a ozvěte se mi. Rád uslyším o vašich zkušenostech. 

Základní výhody uvedeného přístupu:

  • Jednoduchý a rychlý záznam poznámek z různých zdrojů
  • Všechny poznámky se ukládají na jedno místo. Na jejich zpracování si najdete čas, kdy vy chcete (reagujete proaktivně), a ne hned ve chvíli, kdy se informace objeví (nereagujete reaktivně)
  • Rozčlenění poznámek je velmi jednoduché díky přesunu karet
  • Časový odstup od myšlenky ke zpracování (faktor času funguje jako filtr). To, co se nám zdálo jako důležité během záznamu, se nám později (při zpracování) nemusí jevit jako prioritní. Ušetříme tak čas a energii. 

Co ale dělat v případě, že jsme venku bez mobilu, tužky a papíru? Nezbývá nic jiného, než se spolehnout na svou paměť. Nebojte se, není to nic složitého. 

Offline režim

Typickým příkladem je situace, kdy chodím běhat. Zkoušel jsem různé možnosti. Běhal jsem se sluchátky a poslouchal hudbu, podcasty. Běhal jsem s mobilem, záznamníkem, sporttestrem. Všechny tyto „vychytávky“ ale odváděly pozornost od toho, co bylo pro mne na běhání důležité, a tím byl relax a vypnutí.

V současné době tak při běhání nepoužívám žádné z těchto zařízení a cítím se daleko svobodnější. Myšlenky a nápady však mnohdy nefungují na povel. Nelze je jednoduše zapnout nebo vypnout podle toho, jak se vám to zrovna hodí. Inspirace přichází často nečekaně a byl by hřích pohrdat tímto zdrojem a nechat vše odplynout. Určitě máte, stejně tak jako mnoho dalších, podobnou zkušenost s tím, že nejlepší nápady přichází v nejneočekávanější okamžik. Může to být sprcha, procházka, čekání ve frontě, nakupování…. 

I mě během běhání (v offline režimu) napadaly nejrůznější nápady, které se mi zdály zajímavé. Velmi si vážím přicházející inspirace, a tak jsem nechtěl, aby nápady jen tak kolem mne propluly, aniž bych je využil. Říká se, že myšlenka, nápad vám v hlavě zůstane asi 20 sec a poté odejde. Určitě jste to zažili i vy, když vás něco napadlo a po chvíli jste si nemohli vzpomenout na to, co to bylo. Šel jsem do kuchyně pro něco, ale jakmile se octnu v kuchyni, už nevím, pro co jsem šel. Někdy pomůže návrat a myšlenka se může znovu objevit. Tento způsob ale není moc spolehlivý a při běhání, nebo jiných aktivitách, kdy nás nápady napadají, je nefunkční. 

Zkoušel jsem běhat s malým notýskem a kouskem tužky, ale ani to moc nefungovalo. Běhat a přitom si zapisovat není úplně snadné a navíc i tento primitivní způsob byl vyrušující. Nakonec jsem se dostal k technice, o které jsem již řadu let věděl, ale zdála se mi komplikovaná. 

Poznámka

Uvědomil jsem si, že není nutné slepě následovat předem připravené systémy, postupy. Některé z nich jsou specifické pro danou oblast a vám zrovna vyhovovat nemusí. Proto doporučuji dát systému prostor k dýchání. Pokud vám něco nefunguje v prezentované podobě, nebo se vám zdá něco komplikovaného, zkuste se na chvilku zamyslet nad tím, jakým způsobem by se dal daný systém upravit vám na míru. Někdy stačí provést malé úpravy a získáte systém, který vám bude sedět a zůstane stále funkční, přinášející benefity. 

Podobné to bylo i s technikou, které se říká Paměťový palác. Na toto téma naleznete na Internetu mnoho informací. Já se budu držet základního principu. 

Náš mozek si nejlépe zapamatuje ty věci, které jsou v nějaké formě extrémní. 

Může to být v pozitivním, nebo negativním slova smyslu. Zapamatujete si lépe to, co má v sobě punc něčeho bizarního. Něčeho, co vystupuje z průměrnosti. Média toto znají a využívají / zneužívají mnoho let. 

Jde o to, že pokud si budete chtít něco zapamatovat, ukotvíte si danou myšlenku k místu, které důvěrně znáte a zasadíte ji do nějakého bizarního příběhu. Ze začátku se to může zdát složité něco vymyslet, ale není tomu tak. Stačí si to párkrát vyzkoušet a další blázniviny vás už začnou napadat samy. 

Nezapomeňte na to, že jsou to vaše soukromé myšlenky, a tak se fantazii meze nekladou. S některými sny se také nedělíme s ostatními, ale držíme si je pod pokličkou 🙂 

A hned si to vyzkoušíme v praxi. Tady je můj skutečný příklad.

Vyrazil jsem ven běhat a po pár minutách jsem si vzpomněl, že jsem nepopřál kamarádce Martině, která má dnes narozeniny. Po pár minutách jsem si vzpomněl,….

A teď se podíváme na to, jakým způsobem si tuto myšlenku „zapsat“. 

Myšlenka:

Zavolat Martině a popřát jí k narozeninám

Zapsání:

Vrátím se z běhání domů a odemykám dveře (vracím se do známého prostředí). Cítím, jak jsem zpocený a těším se do sprchy. Když však otevřu dveře, uvidím na zemi sedět Martinu. Brečí a zvedne ke mně hlavu. Má rozmazaná líčidla, je celá špinavá od rozpatlaného dortu, který leží před ní a zbývá z něj jen torzo. Kousky dortu jsou všude kolem. Martina vzlyká a přitom na mě křičí, že jsem zapomněl na její narozeniny a že se na ní všichni vykašlali. 

Po takovém „zážitku“ jsem Martině nezapomněl po návratu z běhání zavolat a popřát jí krásné narozeniny.

Záznam informací je teprve prvním krokem.

Obr. Systém práce s informací

Neméně důležité je také zpracování informací a jejich následné využití. Cílem by měl být právě poslední krok, ke kterému se však nemusím dostat, pokud nebudeme mít správným způsobem zprocesované kroky předchozí. 

Také nezapomínejme, že informace spadají do oblasti operativy, které bychom neměli věnovat příliš mnoho času a energie. Proto je vhodné držet vše jednoduché a přehledné. Informace musí sloužit vám, ne vy jim.

V dalším pokračování se podíváme na způsob, jak efektivně informace zpracovávat.

Dan

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *